Moderator und Trainer

Moderator und Trainer in Einem? – Die Erfüllung von Erwartungen und das Lösen von Konfliktsituationen

Das Moderieren von Workshops und Meetings unterliegt unterschiedlichen Aspekten, die den Eindruck vermitteln können, dass man sie nicht miteinander verbinden kann. Bei der Moderation wird erwartet, dass sich der Moderator aus dem Findungsprozess heraushält. Eine eigene Meinung ist nicht erwünscht, Neutralität zwingend erforderlich.

Gleichzeitig muss er in der Lage sein, Inhalte zu vermitteln, Lernprozesse zu fördern und die Interaktion der Teilnehmer zu steuern. Um diese Gratwanderung zu bewältigen, ist es notwendig, dass der Moderator nicht nur die verbale Kommunikation versteht und aufzeichnet, sondern in der Lage ist, die Körpersignale der Teilnehmer zu verstehen.

Transparenz

Transparenz zu schaffen ist ein Thema, das sich durch den kompletten Moderationsprozess bewegt. Beim Schaffen von Transparenz kann man sich nicht ausschließlich auf das Offensichtliche beziehen. Zur Schaffung von Transparenz gehört auch, Ungesagtes aus den Teilnehmern heraus zu kitzeln.

Als Moderator haben Sie die Teilnehmer im Blick oder sollten Sie die meiste Zeit im Blick haben. Veränderungen im Gesichtsausdruck oder an der Körperhaltung können Aufschluss darüber geben, ob ein Teilnehmer Schwierigkeiten mit der Äußerung eines anderen Teilnehmers oder zur gestellten Frage und Thematik hat. Finden Sie durch eine direkte Ansprache des Teilnehmers seine Beweggründe heraus.

Flexibilität

Die Vorteile einer Moderation können nur dann vollkommen genutzt werden, wenn die Moderation sich den Umständen, die während des Moderationsprozesses auftreten können, flexibel anpasst. Im Vorfeld der Veranstaltung haben Sie sich ein Konzept erstellt. Dieses Konzept muss flexibel bleiben, damit Sie auf Veränderungen im Verhalten der Teilnehmer und eine geänderte Gesamtsituation eingehen können.

Teilnehmer, die schon zu Beginn keinen Zugang zueinander bekommen, lassen sich nur schwer davon überzeugen, sinnvoll in einer Gruppe miteinander zu arbeiten. Passen Sie Ihre Tools dieser Situation an. Im ungünstigsten Fall erleben Sie Situationen, die es unmöglich machen, die Veranstaltung zum gewünschten Ende zu bringen. Abbrechen ist in diesen Fällen der bessere Weg. Vergessen Sie am Ende einer solchen Veranstaltung den Cooldown nicht. Gerade in diesen Fällen schwelen die Konflikte sonst weiter.

Störungen und der Umgang mit ihnen

Konflikte, Uneinigkeiten, Ärger und Langeweile sind nur ein paar der Dinge, die Störungen auslösen können. Störungen müssen konkret angesprochen werden. Werden die Störungen offensichtlich, reißen sich die meisten Teilnehmer zusammen.

Wirkt dies nicht, stellen Sie die Frage nach dem Warum und geben Sie den Teilnehmern die Möglichkeit Lösungsvorschläge anzubieten. Ängste und Blockaden zur Methodik lassen sich entschärfen, indem Sie nach Lösungen für das bestehende Problem fragen.

Werden Teilnehmer persönlich angegriffen, lassen Sie die Gruppe dazu Stellung nehmen. Wie denken die Teilnehmer über diese Angriffe? Nutzen die Angriffe dem Ergebnis?

Vielredner behindern mehr als sie nutzen. Fordern Sie die Vielredner auf, Antworten auf den Kern zu reduzieren. Die Meinung der Gruppe zu den Thesen des Vielredners kann ebenfalls eine Hilfe sein.

Kommen Sie an einen Punkt, an dem es scheinbar nicht weiter geht, muss die Methodik geändert werden. Wenn ausreichend Zeit vorhanden ist, beziehen Sie die Teilnehmer in diesen Prozess mit ein.

Zeitdruck sollte vermieden werden. Kommt es dennoch zu einem Zeitproblem, ist es nötig, die Teilnehmer darüber zu informieren und die Veranstaltung zu straffen. Es macht keinen Sinn, wichtige Dinge nicht anzusprechen. Klären Sie mit den Teilnehmern, was unbedingt abgeschlossen werden muss.

 

Diskussion Frageformen

Diskussionsrunden und Frageformen als Grundlagen der Moderation

Der Moderator, der Inhalte und Ergebnisse präsentiert und die Teilnehmer anleitet, fungiert gleichzeitig als Lehrer. Es ist nicht erforderlich, dass er selber über das Wissen verfügt, das Thema der Moderation ist. Zwingend ist die Neutralität zum Thema, eine unabhängige, vorbehaltlose Einstellung gegenüber den Teilnehmern und die unbedingte Fähigkeit, sich selber zurück zu nehmen.

Um die Moderation erfolgreich durchzuführen, stehen Ihnen viele Methoden und Hilfsmittel zur Verfügung.
Nicht jede Methodik ist für jede Gruppe und jedes Thema geeignet. Die Mittel müssen nach Zeit, Umfang, Teilnehmern und Ergebnis Anwendung finden.

Diskussionsformen

Diskussionen bei einer Moderation werden vorzugsweise in Runden geführt, bei denen sich die Teilnehmer gleichermaßen in die Augen sehen können. Störende Tische haben hier keinen Platz. Das Halbrund bietet sich als Form an. Lässt die Diskussionskultur der Teilnehmer eine freie, kaum geleitete Diskussion zu, greift der Moderator zur Ringdiskussion.

Besteht die Diskussionskultur in heftigen, ausufernden Auseinandersetzungen oder ist der Zeitdruck hoch, greift man auf die vom Moderator geführte Sterndiskussion zurück. Bei dieser Diskussionsform erteilt und entzieht der Moderator das Wort und fordert jeden Teilnehmer zur Beantwortung von Fragen auf.

Mit präzise gestellten, kurzen Fragen das gewünschte Ziel erreichen und die Antworten visualisieren

Durch gezielte Fragestellung leitet der Moderator die Teilnehmer an, sich am Problemlösungsprozess zu beteiligen. Die Fragen sollten kurz, knapp und präzise sein. Durch direkte Ansprache der Teilnehmer erlaubt der Moderator den Teilnehmern sich einzubringen und Position zu beziehen wenn es darauf ankommt. Wird eine Frage ungenau oder unverständlich gestellt, wird das gewünschte Ziel überhaupt nicht oder unzureichend erreicht. Die korrekt gestellte Frage gibt Impulse zur Lösungsfindung.

Unterschiedliche Fragestellungen lösen beim Teilnehmer unterschiedliche Reaktionen aus. Erwarten Sie eine Entscheidung der Teilnehmer, wird die geschlossene Frage, zu der die Fragen zu einer Abstimmung ebenfalls gehören gestellt. Geschlossene Fragen lassen nur kurze, positive oder negative Antworten zu.

Die offenen Fragen oder W- Fragen geben den Teilnehmern einen großen Spielraum, sich in die Diskussion oder die Datensammlung einzubringen. Offene Fragen legen Sachverhalte, Konsequenzen und Zusammenhänge frei. Sie bieten sich vor allen Dingen zum Sammeln der Daten an. Da der Moderator sich neutral zu Inhalten verhalten muss, können Inhaltsfragen an die Gruppe weitergeleitet werden.

Störer gibt es immer wieder. Da derjenige, der die Fragen stellt, die Veranstaltung führt, werden Sie sich nicht selten Teilnehmern ausgesetzt sehen, die versuchen, den Moderator zur Beantwortung von Fragen herauszufordern. Lassen Sie sich nicht auf dieses „Machtspiel“ ein. Stellen Sie eine Gegenfrage und versuchen Sie die Beweggründe des Teilnehmers zu der von ihm gestellten Frage herauszufinden.

Fazit

Fragen müssen präzise und knapp gestellt werden. Stellen Sie Fragen, die dem Ziel der Veranstaltung zu Gute kommen und verzetteln Sie sich nicht an unrelevanten Fragen, die vom eigentlichen Ziel ablenken. Werden Fragen bezüglich der Transparenz gestellt, beantworten Sie diese so kurz wie möglich. Beachten Sie den Zweck, den Sie mit einer Frage erreichen wollen und stellen die Frage entsprechend. Soll eine Entscheidung gefällt werden, über deren Folgen zuvor schon umfangreichend und ergiebig diskutiert wurde, stellen Sie die Frage als Entscheidungsfrage, die keine weiteren Diskussionen zulässt. Vermeiden Sie die Beantwortung von Inhaltsfragen und beantworten Sie keine Fragen, die die Teilnehmer an Ihrer Kompetenz zweifeln lässt.

 

Visualisierung

Visualisierung und weitere Moderationstools als Bestandteil einer Moderation

Es hat sich gezeigt, dass Lernen, Verstehen und die inhaltiche Aufnahme von Themen durch eine zusätzliche bildhafte Darstellung leichter im Gedächtnis bleiben. Zusammenhänge werden besser verstanden, die Mitarbeit kann durch verschiedene Visualisierungstechniken besser gesteuert werden, die Strukturierung von umfangreichen Themen gelingt leichter und Vielredner müssen sich auf das Wesentliche konzentrieren. Aus diesen Gründen sind Visualisierungen bei Moderationen ein wichtiges Mittel.

Visualisierungen erleichtern zudem die Nachbearbeitung. Erarbeitetes muss nicht mühsam in ein langes Protokoll eingearbeitet und weitergereicht werden. Ein Foto der Visualisierung ist ausreichend und lässt sich später als Anhang an das Protokoll an alle Teilnehmer weitergeben.

Wann ist eine Visualisierung ratsam?

Hohe Teilnehmerzahlen, viele erwartete Antworten und eine komplexe Fragestellung, die in mehreren Schritten beantwortet werden muss, sind wichtige Hinweise für die Visualisierung. Sind die Teilnehmer ungeübt und undiszipliniert oder wird die Diskussion durch wenige dominiert, kann eine Visualisierung Ordnung in die Gruppe bringen. Haben alle Antworten Relevanz und sollen nicht verloren gehen, greift man auf die Visualisierung zurück. Die Teilnehmer bekommen den Eindruck, eingebunden und wichtig zu sein, wenn ihre Gedanken in Schriftform sichtbar werden. Nicht zuletzt geht Ihnen durch die Dokumentation nichts verloren, da Sie diese später mit dem Abschlussbericht einreichen können. Dies zeugt von Ihrer persönlichen Professionalität.

Unterschiedliche Arbeitsweisen zur Erarbeitung von Themen, dem Strukturieren und dem Maßnahmeplan

Abhängig von der Gruppenstruktur und der Mitarbeit innerhalb einer Gruppe bieten sich unterschiedliche Methoden an, ein Thema zu bearbeiten. Die Einzelarbeit gibt stillen Teilnehmern die Chance, sich Gedanken über das Arbeitsgebiet zu machen und die Gedanken in Worte zu fassen. Die soziale Interaktion gehen dabei verloren.

Gruppenarbeiten fördern die soziale Interaktion und Kommunikation unter den Teilnehmern. Mit den Antworten und Lösungsvorschlägen ist in der Regel die komplette, bearbeitende Gruppe konform. Viele Gedankengänge können auf einmal präsentiert werden.

Ergebnisse präsentieren

Bevor die Gruppen- oder Einzelarbeit startet, sollten Sie die Möglichkeit nutzen, Teilnehmer über die Arbeitsmaterialien und die Vorgehensweise bei der anschließenden Präsentation zu informieren. Präsentationen sollten einen Zeitraum von fünf Minuten nicht überschreiten. Diese Tatsache muss den Teilnehmern bewusst sein.

Falls eine Kartennutzung noch nicht eingeführt wurde, sollte das spätestens jetzt geschehen. Karten und ihre unterschiedlichen Aussageformen helfen dabei, die Zeiten einzuhalten, Wichtiges herauszufiltern, Übereinstimmungen zu finden und Diskussionen und Fragen während einer Präsentation zu vermeiden.
Teilnehmer sind stolz auf ihre Arbeit und identifizieren sich damit. Geben Sie ihnen durch Abdecken der Ergebnisse, die noch nicht gezeigt wurden, die Möglichkeit, ihre eigene Arbeit zu präsentieren.

Eine besondere Art der Präsentation ist die Vernissage. Die Pinnwände sind wie in einer Ausstellung für jeden Teilnehmer wahrnehmbar. Über die Verweildauer bei einzelnen Themengruppen entscheidet der Teilnehmer selber.

Geht es darum, einen Maßnahmeplan zu entwickeln, bieten sich Arbeitsgruppen besonders an. Jeder kann seine Meinung äußern und trägt dazu bei, dass die Maßnahmen und Ergebnisse in einem weiteren Schritt formuliert und visualisiert werden können. Das Interesse, eine Maßnahme umzusetzen, ist höher wenn man an der Planung dieser Maßnahme beteiligt war.

 

Checkliste

Von der Planungsphase bis zur Nachbereitung – Checklisten als Hilfsmittel

Als „frischer “ Trainer und Moderator weiß jeder Checklisten zu schätzen. Sie geben einen Überblick über das, was noch zu erledigen ist, was zu beachten ist und was am Ende der Veranstaltung erreicht wurde. „Alte Hasen“ sollten ebenfalls die Gelegenheit ergreifen, sich ihre Arbeit mit Hilfe der Checklisten anzuschauen. Routine bringt es mit sich, dass man wichtige Dinge übersieht. Passiert dieses während der Moderationsphase, könnte die Professionalität angezweifelt werden. Nutzen Sie die Checklisten ausgiebig.

Vorbereitung und Planung

Rahmenbedingungen geben Auskunft über die Themen, notwendige Vorinformationen, Zeit, Ort und Teilnehmerzahl. Ihre persönlichen Ziele, der Zweck und die eigene Rollenerklärung können Sie vor der Moderation für sich selber verdeutlichen. Sind Sie zu stark ins Thema involviert und könnten nicht neutral bleiben, ist die Moderation Ihrerseits nicht passend, achten Sie darauf und erkennen Sie, wann Sie eine Moderation nicht übernehmen sollten.

Um die eine gelungene Moderation durchführen zu können, müssen Sie die Teilnehmer, ihre Intentionen, Hierarchien und Entscheidungsträger beachten. Was können Teilnehmer in Vorarbeit zu einer gelungenen Moderation beitragen? Wie sollen sie sich beteiligen? Wird eine hohe Teilnehmerzahl erwartet, macht es Sinn, einen Co – Moderator einzuschalten, damit die Gesamtübersicht nicht verloren geht. Welche Materialen und Tools wollen und können Sie einsetzen? Haben Sie bedacht, dass im Bedarfsfall auf andere Techniken ausgewichen werden muss?

Vor der Moderation

Prüfen Sie, ob ausreichend Material vorhanden ist. Informationen, die an die Teilnehmer ausgegeben werden sollen, müssen in ausreichendem Maß vorhanden sein. Bereiten Sie den Chart mit den Spielregeln und dem Ablaufplan vor. Das formulierte Ziel sollte für alle Teilnehmer sichtbar sein. Funktioniert die einzusetzende Technik einwandfrei? Eine Protokollführung ist zwingend. Wer erledigt diese?
Wenn ein Co – Moderator eingesetzt ist, klären Sie die Rollen untereinander genau, damit es nicht zu Konflikten zwischen den Moderatoren kommt. Diese Konflikte lassen Sie unprofessionell erscheinen.

Nach der Moderation

Fotoprotokolle und Verlaufsprotokolle sollten an alle Teilnehmer weitergeleitet werden. Ist dies am Ende des Workshops nicht möglich, geben Sie diese Informationen zeitnah an die Teilnehmer weiter. Müssen vorhandene Arbeitsmaterialien ersetzt werden, erledigen Sie dies direkt, sonst kommt es bei der nächsten Veranstaltung zu einem bösen Erwachen. Nehmen Sie sich am Ende die Zeit, sich selber ehrlich zu beurteilen. Wurde das Ziel erreicht und alle ausreichend beteiligt? Haben Sie Ihre eigenen Vorgaben und die Zeit einhalten können? Können Sie die nächsten Workshops verbessern?

Fazit

Checklisten scheinen viel Arbeit zu erfordern. Das Gegenteil ist der Fall. Bei der Arbeit mit Checklisten können Sie einem roten Faden folgen und haben den gesamten Ablauf im Blick. Das Risiko von Störungen auf Grund von organisatorischen Fehlern wird minimiert. Der Eindruck von Professionalität steigt.

 

Säulen der Moderation

Die fünf Säulen der Moderation im Bezug zu den Moderationsphasen

Betrachtet man die fünf Säulen der Moderation – Beschleunigen, Abbremsen, Einbinden/Integrieren, Fokussieren/Zusammenfassen und Transparenz herstellen – genauer, wird man feststellen, dass diese entweder zu gleichen Teilen in den einzelnen Moderationsphasen eingesetzt werden müssen oder für bestimmte Phasen der Moderation erforderlich sind.

Die grundsätzliche Vorbereitungsphase der Moderation erarbeiten Sie am einfachsten und umfangreichsten mit Hilfe von Checklisten. Anhand dieser Checklisten verlieren Sie nicht den Überblick und die Nachbearbeitung kann besser kontrolliert werden.

Herstellung der Arbeitsfähigkeit

Die Herstellung der Arbeitsfähigkeit gliedert sich in die Warm-up-Phase und die Transparenzphase.

Die Warm-up-Phase dient dem Kennenlernen und Auflockern der Teilnehmer. Dinge, die nicht zum Thema gehören, können vorab untereinander besprochen werden. Teilnehmer, die sich nicht kennen, bekommen die Gelegenheit, ihr Gegenüber einzuschätzen. Es ist wichtig, den Teilnehmern diese Möglichkeit des ungezwungenen Miteinanders zu geben, da hierbei Barrieren vermindert werden können, die eine gute Zusammenarbeit stören. Das Warm-up wird vom Moderator nicht gesteuert. Ein Eingreifen ist weder erwünscht noch förderlich. Das Warm-up dient dem lockeren Small Talk in entspannter Atmosphäre.

In der Transparenzphase ist der Moderator gefordert. Er stellt die Spielregeln auf und erklärt den Ablauf der Veranstaltung. Unklarheiten zum Thema oder zum Sinn der Moderation können beseitigt werden. Die Aufgaben der Teilnehmer und des Moderators werden klar umrissen. Der Moderator macht deutlich, dass er im Hintergrund bleibt und dass die Ergebnisse und das Ziel von den Teilnehmern erarbeitet werden.

In dieser Phase kann ein guter Moderator Stimmungen erkennen und gegebenenfalls durch kleine Ablaufänderungen reagieren. Findet die Moderation zum Beispiel auf Grund von internen Streitigkeiten unter Kollegen statt, kommt man nicht selten in die Situation einer Lagerbildung. War eigentlich eine Kleingruppenarbeit geplant und merkt man, dass diese Arbeitsweise die beiden Lager noch weiter auseinanderbringen würde, hat der Moderator direkt zu Beginn der Veranstaltung die Möglichkeit, die Vorgehensweise zu ändern.

Daten sammeln

Die Datensammlung untergliedert sich in zwei Kategorien. In der ersten Phase bereitet der Moderator die Teilnehmer durch eine kleine Präsentation, ein Bild oder eine Mini-Diskussion auf das Thema vor. Das Ganze sollte eine Dauer von zehn Minuten nicht überschreiten. In dieser Zeit werden alle fünf Säulen vom Moderator abgefragt. Gespräche müssen in Gang gebracht werden, Vielredner sollten gestoppt werden, ruhige Teilnehmer müssen eingebunden werden und die Ergebnisse der Datensammlung wollen visualisiert werden. Die Transparenz wird durch eine gelungene Themendarstellung erreicht und der Moderator schätzt die Stimmung genauer ein.

Strukturieren, Verwerten, Konkretisieren

Durch gezielte Fragen leitet der Moderator die Teilnehmer dazu an, die gesammelten Daten zu strukturieren. Prioritäten können erkannt werden. Aussagen sollen präzisiert werden. Der Moderator ist erneut auf die fünf Säulen in ihrer Gänze angewiesen. Die Fragestellung eines geübten Moderators soll die Teilnehmer näher an ihr Ziel bringen. Die Ergebnisse werden gesichert und können den Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden.

Cool-down

Der Cool-down dient dazu, die Veranstaltung Revue passieren zu lassen. Wurden alle Erwartungen erfüllt? Konnten Unklarkeiten beseitigt werden? Besteht Bedarf nach weiteren Moderationen? Auseinandersetzungen, die während der Veranstaltungen entstanden sind, kann man nun aus dem Weg räumen oder so klären, dass ein vernünftiges Miteinander weiterhin möglich ist.